Obsah:

1. Politika ochrany osobních údajů

2. Pravidla pro uplatňování Vašich práv - vyřizování žádostí

3. Souhlas se zpracováním osobních údajů pro účel zasílání životopisů


 

1. Politika ochrany osobních údajů

Prohlášení společnosti ECOTEX s.r.o. k odpovědnosti za ochranu osobních údajů

  1. ECOTEX s.r.o. je výrobní společností, která působící v oblasti průmyslové filtrace plynů a kapalin. Zabývá se výrobou filtračních elementů a poskytováním servisních služeb svým zákazníkům. Výrobu a servisní služby zajišťuje prostřednictvím svých zaměstnanců.
  2. ECOTEX s.r.o. je dceřinou společností Kayser Filtertech GmbH a A.Kayser GmbH & Co.KG Textile Filtermedien. 
  3. ECOTEX s.r.o. při výkonu svých činností věnuje velkou pozornost ochraně soukromí jak zaměstnanců, tak našich zákazníků, dodavatelů a jiných osob.
  4. ECOTEX s.r.o. považuje za svojí odpovědnost přehledně a srozumitelně sdělit svým zaměstnancům, zákazníkům a dalším osobám, jakým způsobem přistupuje k plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů.
  5. Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se při plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů řídíme, nabývá účinnosti k 25. 5. 2018.
  6. Vaše dotazy nebo připomínky k oblasti ochrany osobních údajů je možné zasílat na: e-mail: osobniudaje@ecotex.cz; datovou schránku: gig2ygt; doručovací adresu: ECOTEX s.r.o., Dráby 785, 566 01 Vysoké Mýto.

Základní zásady zpracování osobních údajů ve společnosti

  1. ECOTEX s.r.o. při zpracování osobních údajů postupuje v souladu s platnými právními předpisy korektně a transparentně. Osobní údaje používá jen k plnění zákonných povinností a dalším činnostem vyplývajícím z postavení soukromého subjektu.
  2. Vaše osobní údaje ECOTEX s.r.o. zpracovává pouze ke konkrétním stanoveným účelům a to v nezbytném rozsahu a po nezbytnou dobu. Zpracovává je způsobem, který zajišťuje jejich náležité zabezpečení.
  3. Pouze v případech, kdy je to nezbytně nutné, vyžaduje ECOTEX s.r.o. ke zpracování osobních údajů udělení Vašeho souhlasu, který musí být udělen svobodně, ke konkrétnímu účelu, jednoznačně a po sdělení informací o tom, k jakému účelu zpracování bude souhlas udělen a po jakou dobu budou Vaše data uchovávána.
  4. Pro zpracování osobních údajů, které je založeno na udělení Vašeho souhlasu, můžete tento souhlas kdykoliv svobodně odvolat. Odvolání souhlasu musí být prokazatelné, aby společnost ECOTEX s.r.o. o odvolání souhlasu měla řádný záznam. V odvolání souhlasu výslovně uveďte, že se jedná o odvolání souhlasu a o odvolání jakého souhlasu. Odvolání souhlasu je nutno doručit na adresu ECOTEX s.r.o. nebo elektronicky na adresu osobniudaje@ecotex.cz nebo ho učinit prostřednictvím příslušného formuláře na webových stránkách naší společnosti.

Identifikační a kontaktní údaje správce osobních údajů a osoby pro ochranu osobních údajů

  1. Správcem osobních údajů je společnost: ECOTEX s.r.o., IČ: 63216141, se sídlem Dráby 785/IV, 56601 Vysoké Mýto, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, sp. zn. C 7722
  2. V ECOTEX s.r.o. na řádný výkon činností v oblasti ochrany osobních údajů dohlíží pověřená osoba odpovědná za ochranu osobních údajů, na kterou se můžete obracet na adrese ECOTEX s.r.o., Dráby 785, 566 01 Vysoké Mýto, na telefonu 465 461 612, na emailové adrese osobniudaje@ecotex.cz.
  3. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl společností jmenován.

Účely zpracování osobních údajů a právní základ pro zpracování

  1. ECOTEX s.r.o. zpracovává osobní údaje k těmto základním účelům: Uzavírání a plnění smluvních závazků, Výroba a kontrola kvality výroby, Zaměstnávání zaměstnanců ve společnosti, Ochrany osob a majetku společnosti, Plnění zákonných povinností, Zajištění podpůrných činností
  2. Právním základem, který nám umožňuje zpracování osobních údajů, je plnění našich povinností vyplývajících ze zákona, oprávněný zájem společnosti, plnění smluvních závazků nebo Váš udělený souhlas.

Kategorie zpracovávaných subjektů údajů – fyzických osob

  1. ECOTEX s.r.o. k výše uvedeným základním účelům zpracovává následující základní kategorie subjektů údajů:
  • Zaměstnanci,
  • Zákazníci,
  • Dodavatelé,
  • Jiné osoby.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

  1. ECOTEX s.r.o. k výše uvedeným účelům zpracovává následující základní kategorie osobních údajů:
  • identifikační údaje osob – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo,
  • kontaktní údaje osob – adresa, telefonní číslo, e-mailovou adresu,
  • popisné údaje osob – zdravotní pojišťovna, státní příslušnost, osobní stav, pracovně lékařské posudky,
  • ekonomické údaje – bankovní účet, pobírání důchodů, rodičovský příspěvek, exekuce a insolvence,
  • pracovní údaje – svěřený majetek, přístupové údaje, pracovní výkony, školení,
  • lokační údaje – GPS čidla, IP adresy,
  • obrazové údaje – fotografie, kamerový záznam.

Zdroje osobních údajů

  1. ECOTEX s.r.o. získává osobní údaje přímo od subjektů údajů – zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání, zákazníků, dodavatelů, atd. Tyto osobní údaje jsou uvedeny v osobních dotaznících, v žádostech zaměstnanců, formulářích pro státní správu vyřizovaných v průběhu zaměstnání, v zasílaných objednávkách, nabídkách a jiných dokumentech.

Příjemci osobních údajů

  1. ECOTEX s.r.o. poskytuje Vaše osobní údaje v rámci plnění svých zákonných povinností orgánům státní správy jako dalším samostatným správcům.
  2. ECOTEX s.r.o. poskytuje Vaše osobní údaje vlastníkům a členům skupiny KAYSER Filtration group.
  3. ECOTEX s.r.o. poskytuje Vaše osobní údaje jiným subjektům za účelem plnění smlouvy či správy dat.

Přístup jiných osob k osobním údajům

  1. ECOTEX s.r.o. poskytuje přístup k Vašim osobním údajům svým zpracovatelům a to jen v případě, že tyto poskytují služby zajišťující zpracování osobních údajů na základě uzavřeného smluvního vztahu – zpracovatelské smlouvy. K osobním údajům jsou vázány stejnými povinnostmi jako ECOTEX s.r.o., která za ně zodpovídá. Jedná se o externě provozované informační systémy pro správu personální agendy, obchodních kontaktů a ochranu vozidel společnosti.
  2. ECOTEX s.r.o. má zajištěny externí servisní a jiné služby v rámci kterých mohou jejich poskytovatelé mít nepravidelný a nahodilý přistup k osobním údajům. Těmto jiným osobám umožňuje ECOTEX s.r.o. přístup k těmto systémům pouze na základě uzavřené servisní nebo jiné smlouvy včetně povinnosti zachování mlčenlivosti a zákazu zpracování těchto údajů nebo předání třetím osobám. Jedná se převážně o údržbu a správu informačních systémů společnosti.

Doba zpracování osobních údajů

  1. ECOTEX s.r.o. zpracovává osobní údaje pouze po dobu trvání právního titulu k nim. Pro každý účel zpracování má stanovenou dobu jejich uchování. Po ukončení zpracování – naplnění účelu zpracování, budou osobní údaje vymazány, popř. skartovány. V případě zpracování osobních údajů pro účely, pro něž je vyžadován souhlas, se doba uchování řídí Vaším souhlasem. Případně jeho odvoláním.

Profilování a automatizované zpracování osobních údajů

  1. ECOTEX s.r.o. neprovádí profilování získaných osobních údajů.
  2. ECOTEX s.r.o. neprovádí výlučně automatizované zpracování osobních údajů bez jakéhokoliv lidského zásahu.

Práva subjektu údajů při zpracování osobních údajů ECOTEX s.r.o.  

  1. Ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům můžete u ECOTEX s.r.o. uplatnit následující práva:
  • právo na informaci o zpracování Vašich osobních údajů máte právo získat od ECOTEX s.r.o. potvrzení, zda Vaše osobní údaje jsou ve společnosti ECOTEX s.r.o. zpracovávány,
  • právo na přístup k osobním údajům – máte právo požadovat po ECOTEX s.r.o. získat přístup k těmto svým osobním údajům a informacím jaký je účel jejich zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, kdo je příjemcem osobních údajů nebo o jaké kategorie příjemců jde, informace o předání osobních údajů do třetích zemí, dobu uchování osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informaci, zda dochází k automatizovanému zpracování či profilování,
  • právo na opravu – právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů,
  • právo na výmaz (právo být zapomenut) – týká se povinnosti správce vymazat zpracovávané osobní údaje; toto právo však neplatí vždy, neboť existují případy, kdy ECOTEX s.r.o. k řádnému plnění svých povinností a oprávněných zájmů osobní údaje zpracovávat musí (plnění zákonné povinnosti nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků),
  • právo na omezení zpracování – lze uplatnit v případě, že nechcete, aby ECOTEX s.r.o. zpracovávala osobní údaje pro jiné, než nezbytné zákonné důvody a pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků společnosti,
  • právo na přenositelnost osobních údajů – můžete požadovat, aby ECOTEX s.r.o. tam, kde jí v tom nebrání zákonná překážka a údaje jste poskytli na základě plnění uzavřené smlouvy nebo souhlasu se zpracováním, předala osobní údaje Vám nebo Vámi určenému správci,
  • právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování – tuto námitku můžete vznést v případě, že si myslíte, že ECOTEX s.r.o. zpracovává osobní údaje neoprávněně; námitku lze vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování, pokud by k takovémuto zpracování docházelo,
  • právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů – můžete se kdykoli obrátit se žádostí, podnětem nebo stížností na adresu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, emailová adresa: posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n, nebo webové stránky úřadu https://www.uoou.cz.
  1. Uplatníte-li některé právo ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům, vyrozumíme Vás o vyřešení Vašeho požadavku nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti. Tuto lhůtu můžeme s ohledem na složitost a počet vyřizovaných žádostí prodloužit o dva měsíce. O tomto Vás budeme také informovat.
  2. Místem pro uplatnění vašich práv, kam se můžete se kdykoli obrátit písemně na adrese: ECOTEX s.r.o., Dráby 785, 566 01 Vysoké Mýto, na telefonu: +420 465 461 612, na emailové adrese: osobniudaje@ecotex.cz, nebo formulář na webových stránkách ECOTEX s.r.o. http://www.ecotex.cz/kontakt.
  3. Uplatnění práv je bezplatné. ECOTEX s.r.o. může vyžadovat poplatek za vyřízení žádosti jen v případě, že žádost je zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, nebo protože se tatáž žádost nepřiměřeně často opakuje.
  4. Bližší pravidla pro uplatnění práv naleznete na: http://www.ecotex.cz/gdpr-osobudaje. 

Za ECOTEX s.r.o., Bc. Kateřina Hájková, prokurista

2. Pravidla pro uplatňování Vašich práv - vyřizování žádostí

Abychom Vám usnadnili uplatňování Vašich práv, ale i podnětů, stížností, námitek a žádostí, zřídila naše společnost ECOTEX s.r.o. centrální místo pro jejich vyřizování. Tímto místem je u nás personální útvar (pověřená osoba).

Žádost k uplatnění práv je oprávněn podat:

  1. subjekt údajů – fyzická osoba, o které jsou osobní údaje zpracovávány,
  2. zákonný zástupce subjektu údajů nebo opatrovník,
  3. osoba zmocněná subjektem údajů.

 Žádat lze o:

  1. informaci, zda Vaše osobní údaje zpracováváme,
  2. přístup k Vašim osobním údajům, které zpracováváme,
  3. opravu nepřesných nebo neúplných Vašich osobních údajů,
  4. výmaz osobních údajů (právo být zapomenut),
  5. podání námitky proti zpracování, na základě našeho oprávněném zájmu,
  6. omezení zpracování osobních údajů pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků
  7. přenositelnost osobních údajů.

Žádost společnosti ECOTEX s.r.o. je možné podat následujícími způsoby:

  1. emailem na adresu: osobniudaje@ecotex.cz 
  2. do datové schránky: gig2ygt
  3. písemně na adresu: ECOTEX s.r.o., Dráby 785, 566 01 Vysoké Mýto
  4. prostřednictvím webového formuláře: http://www.ecotex.cz/kontakt

Podaná žádost, abychom ji mohli zpracovat, musí obsahovat:

  1. Vaši identifikaci pokud žádost podáváte za sebe nebo identifikaci žadatele a osoby, která je žadatele oprávněna zastupovat;
  2. kontaktní údaje žadatele,
  3. předmět žádosti - o co žadatel žádá, čeho se žádost týká, jaká svá práva uplatňuje, čeho konkrétně se domáhá,
  4. podpis žadatele u listinné žádosti, emailová adresa u elektronické žádosti, případně podepsaná elektronickým podpisem.

Po přijetí Vaší žádosti se musíme ujistit o Vaší totožnosti. Podle formy a povahy žádosti, po Vás můžeme vyžadovat ověření totožnosti například občanským průkazem nebo jiným dokladem totožnosti. V případě pochybností o totožnosti žadatele, pokud nebude spolehlivě prokázána, nebude žádost vyřízena. Dále Vás můžeme požádat o doplnění předmětu žádosti, případně jakého zpracování se týká, abychom jí včas vyřídili k Vaší spokojenosti.

Lhůta pro vyřízení žádosti

Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu můžeme v souladu s nařízením EU 2016/679 v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. O jakémkoliv takovém prodloužení Vás do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad budeme informovat.

Náklady na vyřízení žádosti

Vaše žádosti zpracováváme a vyřizujeme bezplatně. Budou-li podané žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, můžeme buď:

  1. uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo
  2. odmítnout žádosti vyhovět.

Žádost subjektu údajů může být odmítnuta, pokud:

  1. se nám nepodaří ověřit totožnost žadatele, o níž jsou pochybnosti;
  2. jde o zjevně nedůvodnou nebo nepřiměřenou žádost, zejména protože se opakuje;
  3. žadatelem je jiná osoba, než subjekt údajů, jehož se žádost týká,
  4. žadatelem není zákonný zástupce subjektu údajů nebo opatrovník;
  5. je-li žádost neoprávněná, protože překračuje rozsah práv subjektu údajů vyplývajících z nařízení či dalších dotčených právních předpisů;
  6. subjekt údajů odmítne uhradit požadovaný poplatek.

Pokud nebude možné žádosti vyhovět, sdělíme Vám důvody, proč nebylo možné žádosti vyhovět. Zašleme Vám odmítnutí žádosti spolu s odůvodněním a poučením o Vašem právu podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud nebudete spokojeni s naší snahou plnit Vaše práva, máte právo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů: na adresu Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7, emailová adresa: posta@uoou.cz, ID datové schránky qkbaa2n.

3. Souhlas se zpracováním osobních údajů pro účel zasílání životopisů

Společnost ECOTEX s.r.o., Dráby 785, 566 01 Vysoké Mýto je správcem osobních údajů, které od Vás chceme získat za účelem:

  • zpracování životopisů uchazečů o zaměstnání pro výběr vhodného kandidáta

Pro výběr vhodného kandidáta na uvedenou pracovní pozici od Vás potřebujeme získat osobní údaje v následujícím rozsahu,

  • pro Vaši jednoznačnou identifikaci:
    • jméno, příjmení, datum narození
  • pro možnost Vás kontaktovat
    • telefon nebo email nebo doručovací adresa
  • pro posouzení a výběr vhodného kandidáta
    • profesní životopis

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu trvání výběrového řízení nebo do odvolání Vašeho souhlasu.

Pokud budete souhlasit, ponecháme si Váš profesní životopis déle, po dobu, po kterou nám dáte souhlas. Vyberte případně maximálně jednu volbu:

  1. čtyři měsíce po ukončení výběrového řízení, pro případ ukončení pracovního poměru zaměstnance ve zkušební době a nutnost obsazení jiným vhodným uchazečem nebo
  2. jeden rok po ukončení výběrového řízení, pokud budeme mít vhodnou pozici pro Vás, kontaktujeme Vás nebo
  3. dva roky po ukončení výběrového řízení, pokud budeme mít vhodnou pozici pro Vás, kontaktujeme Vás

Po této době nebo obdržení Vašeho odvolání souhlasu údaje zlikvidujeme.

Vaše poskytnuté osobní údaje budeme zpracovávat pouze pro účely výběrového řízení. Vaše životopisy můžeme předat naší mateřské společnosti, na základě našich oprávněných zájmů, za účelem hodnocení vhodných kandidátů.

Jako uchazeč o zaměstnání (subjekt údajů) máte právo od nás získat informace o zpracování Vašich osobních údajů a přístup k nim, máte právo na jejich opravu, výmaz a přenositelnost a podat námitku proti zpracování. Další informace o Vašich právech a o zpracování osobních údajů ve společnosti ECOTEX s.r.o. můžete získat na našich webových stránkách http://www.ecotex.cz v dokumentu “Politika ochrany osobních údajů - Prohlášení společnosti ECOTEX s.r.o. k odpovědnosti za ochranu osobních údajů“ (uvedena výše).

Jako subjekt údajů máte právo na odvolání souhlasu se zpracováním těchto údajů. Pro odvolání souhlasu a uplatnění Vašich dalších práv postupujte podle informací uvedených na našich webových stránkách http://www.ecotex.cz nebo na personálním oddělení společnosti.

Zadáním Vašich identifikačních a kontaktních údajů včetně životopisu do formuláře nebo e-mailu a následným odesláním souhlasíte se zpracováním poskytnutých osobních údajů.